Qu’est-ce qu’une formation bureautique ?
Avec l’avènement des ordinateurs, d’internet et des nouvelles technologies, le travail de secrétariat a considérablement évolué. Fini les machines à écrire, désormais, tout travail se fait sur ordinateur. Les compétences informatiques et les compétences digitales sont ainsi essentielles pour une bonne insertion professionnelle.
Le secrétaire est un assistant qui décharge ses supérieurs des tâches administratives. Il est l’un des principaux interlocuteurs entre l’entreprise et l’extérieur.
Les qualités requises pour devenir secrétaire sont la discrétion, la confiance et l’autonomie. Il est aussi nécessaire d’avoir un bon sens du relationnel.
La formation secrétaire initie les étudiants ainsi que les professionnels à l’utilisation de logiciels bureautiques types Microsoft Word, Excel. À l’issue de la formation, les étudiants sont opérationnels sur les logiciels de traitement de texte (tableurs, numbers, open office…), les gestionnaires d’informations personnelles, mais aussi sur les logiciels de présentation assistés par ordinateur, tels que PowerPoint. Ils savent de même utiliser la messagerie mail type Microsoft Outlook.
Parmi les formations diplômantes, on retrouve :
- le BTS Bureautique (Brevet de Technicien Supérieur)
- le BTS Secrétariat
- le BTS Assistant Manager
- le BTS Assistant de gestion
- le BTS Ressources Humaines
- la Licence Gestion
- la Licence professionnelle Gestion
- le Master Gestion
- etc.
Ces formations peuvent être suivies au sein de plusieurs écoles spécialisées, comme :
- une école de graphisme
- une école de webdesign
- une école d’audiovisuel
- une école de communication
- une école de management
- etc.
Ces écoles délivrent généralement des diplômes enregistrés au RNCP (Répertoire national des certifications professionnelles).
Il est parfois possible de réaliser la formation en alternance. Ainsi, les étudiants tirent profit de leurs nouveaux acquis théoriques et les appliquent directement en entreprise. De plus, le fait de signer un contrat de professionnalisation ou un contrat d’apprentissage permet à l’étudiant de gagner en expérience professionnelle, de mieux définir son projet professionnel et d’être exonéré des frais de scolarité de son établissement, entièrement pris en charge par l’employeur.
Si vous suivez la formation initiale, vous devrez effectuer un stage en entreprise pour compléter votre formation et acquérir des compétences professionnelles solides.
Les matières des formations secrétariat
En fonction du type de formation préparée, du niveau d’études et de la spécialisation choisie, le programme des cours de bureautique change.
Néanmoins, il y a un tronc commun d’enseignement :
- Bureautique et Informatique
- Base du logiciel et des suites bureautiques : Microsoft PowerPoint, Microsoft Access, Microsoft Word, Microsoft Excel, etc.
- Certification PCIE (passeport de compétence informatique européen)
- Environnement Windows
- Environnement commercial et juridique
- Libre Office
- Langues vivantes
- Messagerie électronique
- Nouvelles fonctionnalités
- Outils collaboratifs
- Outils informatiques
- Prise de note
- Techniques de secrétariat
- etc.
S’ajoutent, selon l’offre de formation des écoles, des matières plus spécifiques, telles que :
- le droit (fondement de la vie juridique, éléments essentiels de droit…)
- l’économie et organisation des entreprises (organisation de l’entreprise, finance de l’entreprise, fonction commerciale, gestion ressources humaines, structure et croissance, politique générale de l’entreprise)
- les techniques administratives (organisation administrative, correspondance commerciale)
- la comptabilité (fondamentaux de la comptabilité, logiciels de comptabilité)
- etc.
Au-delà des programmes de formation construits, vous pourrez également suivre un parcours de formation thématique ou autour de différents outils bureautiques ou logiciels comme :
- une formation Windows
- une formation PowerPoint
- une formation management
- une formation aux outils de PAO
- une formation Pack Office (suite office)
- une formation Illustrator, Indesign ou Photoshop
- une formation Excel et tableaux croisés dynamiques
- etc.
Ces différents modules formateurs peuvent se suivre en présentiel, mais aussi dans le cadre de la formation à distance (e-learning).
Vous pourrez aussi trouver des programmes de formation continue qui s’intègre à la formation professionnelle, accessibles en PTP (Projet de Transition Professionnelle) ou éligibles au CPF (Compte Personnel de Formation).
Qui peut rejoindre une formation bureautique ?
Les conditions d’accès diffèrent selon le type de formation préparée. Pour du secrétariat, certaines sont accessibles dès le brevet, ce sont des formations qualifiantes.
Pour les formations en post-bac, qui sont des formations diplômantes, il est nécessaire d’être titulaire du baccalauréat. L’accès se fait, en général, sur la plateforme d’admission Parcoursup®, ou sur étude du dossier de candidature et éventuellement sur entretien de motivation. D’autre part, seuls les titulaires d’un bac+3 peuvent intégrer un master par exemple.
Les demandeurs d’emploi et les personnes en reconversion professionnelle peuvent également suivre une formation bureautique, en ayant recours au CPF par exemple. Ainsi, les adultes pourront acquérir de nouvelles compétences et envisager une nouvelle carrière professionnelle.
Quels débouchés après une formation bureautique ?
Les différentes certifications et formations préparent aux métiers du secrétariat et de la bureautique et vous permettront de bénéficier d’une meilleure employabilité.
Dans la vie active, les jeunes diplômés peuvent occuper un poste de travail comme :
- Assistant de gestion
- Assistant comptable
- Assistant de direction
- Assistant de manager
- Hôtesse d’accueil
- Réceptionniste
- Responsable d’accueil
- Secrétaire
- Secrétaire dentaire
- Secrétaire juridique
- Secrétaire médicale
- Secrétaire comptable
- Secrétaire de direction
- Secrétaire commerciale
- Secrétaire administrative
- Secrétaire pharmaceutique
- Technicien informatique
- etc.
