Le métier de secrétaire
La secrétaire est un maillon essentiel de la vie d’une entreprise. Tout ce qu’il se passe au sein de cette dernière passe par elle. Parmi les tâches qui lui sont fréquemment confiées, on retrouve :
- L’accueil des visiteurs
- La prise de rendez-vous
- Le classement de divers dossiers
- La gestion du standard téléphonique
- La préparation des réunions de travail
- L’organisation de déplacements, de colloques ou de salons
Êtes-vous faite pour être secrétaire ?
La secrétaire doit avoir un profil polyvalent. Elle doit être efficace et ordonnée. De nombreux dossiers transitent entre ses mains et la secrétaire peut rapidement se laisser déborder si elle n’est pas méthodique et rigoureuse. Elle doit également être disponible puisqu’il lui arrive de travailler dans l’urgence. Aspect essentiel de son profil, elle doit s’exprimer parfaitement que ce soit à l’écrit ou à l’oral. Autre pré-requis pour être secrétaire : maitriser l’outil informatique, écrire rapidement sur un clavier et connaitre sur le bout des doigts certains logiciels (Word ; Excel, PowerPoint, etc.). Enfin, la maitrise de l’anglais ou d’une autre langue étrangère peut être un atout voire être obligatoire pour travailler dans certaines grandes entreprises. La discrétion est aussi de mise, les secrétaires se voient confier de nombreux dossiers et informations confidentiels à ne divulguer sous aucun prétexte.
Où l’exercer ?
On dénombre un peu plus de 750 000 secrétaires sur l’ensemble de l’hexagone (dont 97 % sont des femmes). Même si l’on trouve des secrétaires dans tous les secteurs, ceux qui offrent le plus de débouchés sont le conseil et l’assistance, la santé et l’action sociale ainsi que le commerce de gros. En France, 100 000 secrétaires ont fait le choix de se spécialiser et de devenir secrétaire de direction. Leur rôle est d’assister un chef d’entreprise et de le seconder afin de lui alléger ses tâches administratives (gestion de son emploi du temps, organisation de ses rendez-vous, constitutions de dossiers en tous genres, etc.).
Le métier de secrétaire est un métier sédentaire. Le plus souvent derrière son bureau, ses principaux outils de travail sont son ordinateur, son téléphone, le fax et la photocopieuse.
Le salaire d’une secrétaire peut aller de 1600 € en début de carrière à 2000 € en fin. Ce dernier varie également en fonction du niveau de formation, des compétences et de la spécialisation (une secrétaire de direction a généralement un salaire plus élevé et peut prétendre gagner jusqu’à 2400 €).
Quelle formation suivre pour devenir secrétaire ?
Il existe de nombreuses formations pour devenir secrétaire. Certaines sont accessibles avant le baccalauréat, d’autres proposent des formations plus poussées et ne sont proposées qu’aux titulaires du baccalauréat.
Parmi les plus prisées, on retrouve le bac professionnel gestion-administration. C’est la formation la plus courante qui permet de devenir secrétaire le plus rapidement. Elle permet d’acquérir les compétences nécessaires pour travailler au sein d’une PME. Le bac pro bureautique, le bac pro administration des fonctions publiques ou encore le bac pro sciences et technologies du management et de la gestion spécialité ressources humaines et communication (STMG) permettent aussi de devenir secrétaire.
Concernant les formations post-bac, les BTS assistant de manager et le BTS assistant de gestion PME-PMI offrent une formation plus complète et un plus large choix sur le marché du travail. Pour accéder à ces formations, le baccalauréat est nécessaire. Il est conseillé d’avoir fait un bac STMG (Sciences et techniques du management et de la gestion).
Il est également possible de devenir secrétaire avec un BTS assistance technique d’ingénieur. Plus spécialisé, il apprend aux élèves la gestion administrative d’un service industriel. Pour accéder à ce BTS, il faut un baccalauréat, de préférence STI2D (Sciences et technologie de l’industrie et du développement durable).
Les DUT carrières juridiques, gestion administrative et commerciale des organisations (GACO) et gestion des entreprises et des administrations (GEA) mènent également au métier de secrétaire.
Pour finir, la licence universitaire d’administration et gestion prépare aussi au métier du secrétariat.
Le métier de secrétaire étant en perpétuelle évolution, il est possible de passer des Formations professionnelles afin d’acquérir de nouvelles compétences dans ces domaines :
- Bureautique - Internet
- Multimédia - Infographie - Dessin technique
- Secrétariat - Accueil - Assistance
- Langues
- Communication orale et écrite
- Confiance et affirmation de soir
- Stress, équilibre personnel et bien-être au travail
