Office manager

L’art de faire tourner le bureau : rôle et missions de l’office manager

Parce que tu aimes te sentir bien au bureau, tu veux que tes collègues y soient à l’aise aussi. En tant qu’office manager, tu fais d’une pierre deux coups ! Tu t’assures que tout soit à sa place et que les choses se déroulent sans accroc. Tu représentes aussi LA personne sur qui on peut compter les yeux fermés pour toute une multitude de tâches.

Le maître-mot du métier d’office manager, c’est la polyvalence. D’une organisation à l’autre, ses missions varient. Il est sur presque tous les fronts : administratif, logistique et humain. Il s’occupe de la gestion administrative et comptable : il peut contribuer à garder toute la paperasse à jour et bien rangée, qu’il s’agisse de contrats, de factures, de courriers en tout genre ou même de notes de frais.

L’organisation des services généraux fait aussi partie de son quotidien : l’office manager est là pour que chacun dispose de tout ce dont il a besoin, au bon moment. C’est lui qui commande des fournitures et embauche des prestataires pour le nettoyage des locaux ou la maintenance de la machine à café. Il prépare aussi des salles de réunion pour ses collaborateurs, accueille des visiteurs avant de les rediriger vers le bon bureau, etc.

La communication interne et l’évènementiel n’ont aucun secret pour lui : en plus d’être la personne de référence pour accéder à tout type d’information pratique, l’office manager arrive aussi à créer une bonne ambiance au travail. Il peut organiser des anniversaires, des apéros, des soirées à thèmes voire des sessions de jeux de société pour les salariés.

On retrouve surtout l’office manager dans les start-up, les PME (Petites et moyennes entreprises), dans les agences (de communication, pub, etc.) ou encore les filiales. Ce professionnel, véritable couteau suisse, est particulièrement utile au sein de structures à taille humaine. Au quotidien, il est en contact avec toute une gamme d’interlocuteurs : prestataires externes, les salariés, la direction, les RH mais aussi les nouveaux arrivants, les visiteurs, etc.

Les études pour devenir office manager

Être office manager, c’est avoir des compétences variées en gestion et communication, ainsi qu’une excellente culture de l’entreprise. Pour acquérir de tels savoir-faire, il n’y a pas qu’un seul parcours qui s’offre à toi ! Généralement, un diplôme de niveau bac+2 est une bonne porte d’entrée vers le métier. Une formation de niveau supérieur pourrait te préparer davantage à tes futures responsabilités.

Une formation courte de niveau bac+2 : le BTS

En deux ans après le baccalauréat, le BTS SAM (Support à l’action managériale) est un bon tremplin pour accéder au métier d’office manager. Il y existe aussi le BTS gestion de la PME et le BTS comptabilité qui permettent d’acquérir une bonne connaissance du fonctionnement des entreprises.

Des cursus de niveau bac+3 : les licences classiques, pros et les BUT

Il faut plutôt viser des formations professionnalisantes pour devenir office manager. Au-delà du BTS, il y a les licences professionnelles ! Elles sont dispensées sur un an et accessibles après un bac+2. Il existe des spécialités en gestion et administration RH et l’une d’entre elles est carrément intitulée “Office manager” à l’Université Jean Moulin Lyon 3 !

Tu peux aussi te tourner vers une licence classique, en trois ans après le bac. Ce sont surtout les spécialités administration économique et sociale (AES), économie et gestion ou encore management qui feront ton bonheur.

As-tu déjà entendu parler des BUT ? Ce sont également des formations en trois ans, mais elles se veulent plus professionnalisantes que les licences. Tu suivras les cours dans un IUT (Institut universitaire de technologie), rattaché à une université. Tu l’as compris : tu dois viser une spécialité autour de la gestion et du management. Le BUT gestion des entreprises et des administrations (GEA) est une bonne option !

Un bac+5 pour plus de responsabilités

Si tu aimes les longues études, tu peux opter pour un master en ressources humaines, management des organisations ou administration des entreprises, par exemple. Une fois en poste, tu pourras te voir confier plus de responsabilités et accéder à des possibilités d’évolution plus rapidement !

Les qualités et compétences requises

Un office manager a plusieurs casquettes. Pour toutes les porter à merveille, la clé, c’est l’organisation ! Tu dois pouvoir hiérarchiser des tâches, mais également être proactif et anticiper. Il faut faire en sorte qu’il y ait toujours assez de stylos à disposition et savoir naviguer d’une mission à l’autre sans accroc. En parallèle, de nombreux imprévus peuvent survenir.

Imagine : lundi, 9 h, tu arrives et constates que l’imprimante est en panne ou un salarié te demande de lui ouvrir car il a perdu son badge… Face à ces événements inattendus, il faut aussi garder la tête froide ! Ton calme et ton sang-froid te seront d’une grande aide. Tu gères plusieurs missions en même temps. L’objectif est de ne pas céder au stress.

Même en cas de stress, tu peux compter sur ton excellent sens du relationnel. Tu fais preuve de diplomatie et sais être à l’écoute. Il faut dire que tu es en contact avec de nombreuses personnes tout au long de la journée. Parfois, ils arrivent avec tout un tas de demandes : Puis-je avoir une place de parking ? À qui s’adresser pour un problème de paie ? De quand date la dernière maintenance de la climatisation ?

Sur toutes ces qualités, saupoudre cette épice incontournable : la rigueur ! La direction te fait confiance. Tu dois être bon sur les petites comme sur les grandes tâches. Souvent, tu arrives avant tout le monde et fais un tour des locaux pour vérifier que tout fonctionne bien. Si tu oublies une échéance ou une info, tout peut coincer. En même temps, tu dois être fiable. Tu es le point de passage de plusieurs données sensibles.

Quelles perspectives d’insertion professionnelle ?

Selon le premier baromètre national dédié au métier, édité par le Club des Office Managers en 2024, on compte environ 15 000 office managers en France. 69 % des office managers exercent avec un diplôme inférieur à bac+5 et 92 % de ces professionnels seraient des femmes.

Le baromètre révèle aussi d’autres informations clés : 61 % des office managers travaillent dans des entreprises de moins de 50 personnes, 64 % de ces professionnels sont issus d’une reconversion professionnelle et viennent d’horizons très divers (assistants de direction, vendeurs, chefs de projet, etc). Enfin, 48,5 % des offices managers travailleraient à Paris et 63 % en Île-de-France.

As-tu plus de chance de travailler en tant que salarié ou freelance ? La majorité des office managers sont salariés d’une entreprise. On estime que seulement 5 à 10 % sont en freelance et offrent leurs services à plusieurs entreprises.

Quelles évolutions possibles pour un office manager ?

Être office manager, c’est être un couteau suisse, mais sache que tu peux devenir une lame encore plus affutée ! Sans forcément avoir à passer par une formation supplémentaire, tu peux accéder au poste de responsable des services généraux, aussi appelé facility manager. Dans les petites entreprises, cette fonction peut être fusionnée avec celle de l’office manager, mais dans les grandes organisations, c’est un poste à part entière.

Ton rôle en tant que facility manager ? T’occuper pleinement du ou des bâtiments dans lesquels les salariés travaillent. Tu n’es plus tant sur de l’humain. Tu gères plutôt les questions d’aménagement et de maintenance, tu pilotes les contrats liés aux prestations de ménage et de sécurité. Tu es réellement là pour assurer la sécurité et la qualité de vie au bureau.

Tu peux aussi devenir chef de projet interne, notamment en passant par une certification courte en gestion de projet et management. Tu connais déjà bien les rouages de l’entreprise, alors pourquoi ne pas te consacrer à l’amélioration de l’organisation, de certains outils ou même des conditions de travail !

Si tu as déjà un master en gestion ou comptabilité à ton actif, ou que tu n’es pas contre l’idée de te former à nouveau via une certification, tu peux accéder au métier de responsable administratif et financier (RAF) ! Là, tu te consacres totalement à la stratégie financière. Sinon, d’autres métiers davantage tournés vers les RH s’offrent à toi : gestionnaire de paie, chargé de recrutement, etc.

Le salaire d’un office manager

Office manager débutant ? Avec une expérience inférieure à 2 ans, tu pourrais gagner entre 25 000 et 30 000 euros brut par an, soit entre 1 650 à 1 900 euros net par mois, selon Hellowork.

Avec une expérience un petit peu plus significative, de 2 à 5 ans, c’est à une rémunération oscillant entre 38 500 et 43 000 euros brut par an que tu pourrais prétendre. Cela représente entre 2 500 et 2 850 euros net par mois.

En tant qu’office manager expérimenté, fort de plus de cinq ans d’expérience, ton salaire tournera autour des 45 000 à 50 000 euros brut annuels, soit 2900 à 3300 euros net mensuels.

Le Club des Office Manager fixe à 40 459 euros le salaire annuel brut moyen des offices managers (environ 2500 euros net mensuels). Les fourchettes de salaire sont généralement plus élevées dans les start-up et les grandes entreprises que dans les PME et TPE, notamment à Paris.