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Métier Secrétaire Administratif(ve)

Le/la secrétaire administratif/ve a de nombreuses missions : rédaction, communication, comptabilité, encadrement et gestion du personnel… Fonctionnaire de catégorie B, elle dépend de la Direction générale de l’administration et de la fonction publique. Elle a plus de responsabilités et se trouve au-dessus hiérarchiquement des assistants administratifs. Elle peut exercer au sein du secteur public (collèges, universités, mairies, ministères…) ou dans le secteur privé (associations, entreprises…). Polyvalente et dotée de bonnes qualités relationnelles, elle parvient à s’intégrer facilement au sein d’une équipe.

Le métier de Secrétaire Administratif(ve)

La secrétaire administrative est à même de préparer une circulaire, de rédiger des notes et des synthèses et de diffuser des documents. Elle a une maîtrise parfaite des dispositions législatives et les réglementations en vigueur. En fonction du service dans lequel elle évolue, les missions de la secrétaire administrative sont plus larges. En effet, elle peut être en charge de la planification et du suivi de réunions et d’événements. Elle peut aussi participer à la gestion et au management du personnel et à la préparation d’un dossier complexe.
Elle a un rôle d’intermédiaire entre les attachés administratifs et les adjoints administratifs. Elle doit être en mesure de répondre aux attentes et besoins de ses supérieurs - le chef de service ou de bureau - tout en ayant de bons rapports avec l’ensemble du personnel administratif.

Lorsque ses tâches évoluent, la secrétaire peut avoir sous sa responsabilité plusieurs sections administratives et financières.

C’est une personne organisée et rigoureuse, qui a des qualités rédactionnelles et relationnelles. Dotée d’un esprit de synthèse, elle s’adapte facilement en fonction de son interlocuteur.

Où exercer lorsque l’on est Secrétaire Administratif(ve) ?

Les secrétaires administratives peuvent aussi bien exercer dans les services d’une ville (domaine de la santé, des affaires culturelles, de l’environnement, du sport…) que dans l’administration scolaire et universitaire (collège, lycée, université…). C’est un métier qui est essentiellement au sein d’un bureau. Ayant un rôle central, la secrétaire a de multiples interlocuteurs.

Il est possible de faire évoluer sa carrière, grâce aux changements de service et aux concours internes. Selon la structure dans laquelle elle est affectée (université, ambassade, commune…), ses responsabilités peuvent évoluer.

Quelles études pour devenir Secrétaire Administratif(ve) ?

Le métier de secrétaire administrative est accessible via un concours de la Fonction Publique. Ouvert aux détenteurs du baccalauréat ou d’un équivalent (sont exempts les mères et les pères d’au moins 3 enfants ainsi que les sportifs de haut niveau), il n’est soumis à aucune condition d’âge. Néanmoins, il faut avoir participé à la Journée d’Appel de Préparation à la Défense (JAPD). De plus, les candidats doivent être de nationalité française ou de l’un des États membres de l’Union Européenne (UE) ou de l’Espace Économique Européen (EEE).

Le concours comporte des épreuves d’admissibilité et une épreuve d’admission :
La première épreuve d’admissibilité est un cas pratique, avec une mise en situation, et des questions à partir d’un dossier documentaire en lien avec la thématique des politiques publiques. La seconde est une liste de questions à réponses courtes sur l’une des options choisies lors de l’inscription au concours :

  • gestion des ressources humaines dans les organisations
  • comptabilités et finances
  • problèmes économiques et sociaux
  • enjeux de la France contemporaine et de l’Union Européenne.

L’oral d’admission est un entretien avec le jury (à partir d’un texte court portant sur un sujet de société en rapport avec l’administration ou une politique publique) visant à évaluer les qualités personnelles du candidat, son potentiel, ses aptitudes et son comportement face à une situation concrète.

Les étudiants peuvent réaliser une classe préparatoire spécialisée afin d’être opérationnels le jour J. 

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