Titre certifié niveau 4 secrétaire-assistant(e)
CFA IFOCOP - Paris 11

Description

Missions du métier Secrétaire - assistant(e)

Le/la secrétaire réalise les tâches quotidiennes de secrétariat du service dans lequel il/elle travaille :

il traite le courrier, répond au téléphone et assure l’accueil si besoin. Il effectue également des missions de rédaction (prise de notes, rédaction de compte rendus, synthèses…) et gère l’agenda de son supérieur hiérarchique. Il est le premier contact avec les collaborateurs et les relations extérieures (clients, fournisseurs…).

Selon les domaines d’activité, la taille de l’entreprise, ses compétences et connaissances, le secrétaire peut également être amené à assurer des missions en communication interne et externe, en logistique ou même en gestion des finances.

Le secrétaire est quelqu’un de polyvalent, mais il peut être spécialisé dans un domaine : administratif, financier, commercial, etc. Il peut travailler pour un chef de service ou pour plusieurs personnes.

Le métier de secrétaire nécessite de savoir gérer les priorités, d’être flexible, d’être capable de travailler en autonomie, d’avoir l’esprit d’initiative et de maîtriser les outils bureautiques. Une bonne présentation est également requise.

Programme formation secrétaire - assistant(e)

Pendant 14 mois, vous alternez des jours de formation et des jours d’immersion en entreprise.

Traitement des informations relatives à la gestion administrative et commerciale de l’organisation

• Organisation du poste de travail
  • Organiser son poste et son temps de travail dans son périmètre dans le respect des procédures de l’entreprise
  • Organiser la gestion matérielle et électronique de documents en suivant voire créant la procédure de classement et de diffusion

• Rédaction de documents (courriers, compte rendu, rapports) et supports administratifs
  • Produire tous types de documents dans le respect des chartes graphiques, des règles de présentation, des règles orthographiques et grammaticales à l’aide de logiciel adapté

• Gestion administrative des activités achat – vente
  • Produire / traiter tous types de documents commerciaux entrants et sortants
  • Relancer les factures impayées
  • Concevoir et actualiser les tableaux de suivi de l’activité commerciale
  • Recenser les besoins en consommables en respectant la politique RSE et en gérer les stocks
  • Communiquer et traiter avec les fournisseurs de produits ou services par écrit

• Réalisation la préparation des opérations de comptabilité de premier niveau
  • Préparer les pièces comptables justificatives en les classant en dépenses – recettes
  • Effectuer les rapprochements bancaires mensuels

Assistanat d’un hiérarchique et/ou d’une équipe dans sa communication et son organisation

• Accueil et interface physique et téléphonique avec des clients internes et externes
  • Accueillir des clients internes / externes lors d’accueil en face-à-face (présentiel ou distanciel) ou lors d’appels téléphoniques
  • Traiter les demandes d’information, réclamations et litiges de premier niveau

• Planification de tâches, rendez-vous et événements (réunions…) / organisation de déplacements professionnels
  • Planifier des tâches, rendez-vous et des réunions par différents moyens (messagerie, outils partagés), en tenant compte des impératifs des parties prenantes
  • Organiser des événements (réunions, séminaires) en mobilisant les ressources logistiques
  • Effectuer des réservations (salles, hébergement, transport, véhicules)
  • Diffuser des données via des outils collaboratifs afin d’optimiser le partage et la gestion de l’information

• Recherche documentaire, veille
  • Rechercher des informations répondant aux besoins de la hiérarchie/équipe

• Gestion des flux d’information du service
  • À partir de prise de notes ou recherche documentaire, exploiter et restituer par écrit le contenu sous une forme adaptée pour les mettre à disposition de destinataires

Diplôme & certification formation Secrétaire Assistant(e)

Certification RNCP niveau 4 (bac) reconnue par l’État

Certification professionnelle Secrétaire Assistant(e) de niveau 4 (bac) enregistrée au Répertoire National des Certifications Professionnelles le 20/09/2023 sur décision de France Compétences.

Code RNCP : 38037 – Formacodes® : 35054

Objectifs de la formation

• A l’issue de la formation secrétaire assistant(e), les candidats auront acquis la méthode et les savoir-faire nécessaires pour participer pleinement à la gestion administrative et commerciale d’une structure et accompagner au mieux leur hiérarchie au quotidien.

Points forts