Formation professionnelle certificat de qualification professionnelle (cqp)
IFAE

Description

Le/la chargé(e) d’accueil peut être employé directement par l’entreprise qu’il représente ou par un prestataire de cette dernière. Son cœur de métier est d’accueillir, orienter et renseigner les visiteurs et les collaborateurs de l’entreprise en face à face ou par téléphone.

Il est également amené à réaliser des tâches administratives annexes comme : la gestion du courrier et des salles de réunion, la réservation de voyages et de taxis, mais aussi la production de document à l’aide d’outils bureautiques. Par son sens du service, son professionnalisme et sa présentation physique soignée, il contribue à l’image de marque de l’entreprise.

Durée de formation :
273 heures réparties sur 7 semaines de formation, suivies de 10 mois de pratique en entreprise et d’un examen.

Programme

• Optimiser sa visibilité professionnelle
  • Mettre en valeur ses compétences professionnelles
  • Enregistrer son CV vidéo
  • Se préparer aux entretiens de recrutement

• Gérer le trafic téléphonique de la structure
  • Se préparer à prendre en charge un appel téléphonique
  • Comprendre les mécanismes de la communication et les spécificités de la communication par téléphone
  • Prendre en charge un appel
  • Identifier l’appelant
  • Comprendre la demande
  • Filtrer les appels
  • Mettre en relation et transférer les appels
  • Gérer l’impossibilité de mettre en relation avec l’interlocuteur demandé
  • Prendre un message et le transmettre
  • Prévenir et gérer les situations difficiles
  • Assurer l’accueil téléphonique en anglais

• Accueillir, orienter et informer les visiteurs à la borne d’accueil
  • Maîtriser son image professionnelle
  • Maîtriser son cadre de travail
  • Gérer l’espace d’accueil
  • Connaître ses outils de travail et les procédures en vigueur dans sa structure
  • Comprendre les mécanismes de la communication et les spécificités de la communication face à face
  • Gérer et optimiser sa communication verbale, para verbale et non verbale
  • Prendre contact avec le visiteur, et l’identifier
  • Analyse et comprendre la demande du visiteur
  • Effectuer un filtrage des visiteurs
  • Traiter la demande
  • Faire patienter et gérer l’attente
  • Conclure l’accueil
  • Appliquer les règles de priorité à l’accueil
  • Prévenir et gérer les situations difficiles
  • Assurer l’accueil des visiteurs en anglais

• Réaliser des tâches administratives et logistiques annexes
  • Communiquer à l’écrit : réviser les règles de grammaire, éviter les fautes d’orthographes courantes, connaître les règles des écrits professionnels
  • Produire des documents à l’aide d’outils bureautiques
  • Elaborer et mettre à jour un cahier de consignes
  • Traiter la réception et l’envoi de plis et colis par transporteurs spéciaux
  • Appeler et réserver des taxis
  • Gérer les plannings et les réservations (salles de réunion, matériel audio-visuel, véhicules, places de parking, clés…)
  • Traiter les réservations de voyages et les prestations de déplacement (train, avion, hôtels, véhicules de location…)